TeamKnowledge můžete začít využívat prakticky okamžitě. Stačí vyplnit vaše jméno, e-mail a zvolit heslo.
Po registraci jste ihned přihlášeni. Než budete moci založit první znalostní bázi, je pouze nutné ověřit zadanou e-mailovou adresu. Do e-mailové schránky vám přijde aktivační odkaz, na který stačí kliknout. Tím je váš nový účet připraven a máte k dispozici všechny funkce TeamKnowledge.
Znalostní báze je základní místo pro ukládání Vašich znalostí a je jednotkou nejvyšší úrovně. Měla by být založena pro celou firmu, projekt či divizi v případě velké firmy. Další tématické dělení je možné již v rámci struktury znalostní báze.
Pro založení nové znalostní báze stačí zadat její název (typicky název firmy či projektu). Pro lepší personalizaci můžete nahrát logo.
Členy znalostní báze můžete přidat do třech úrovní oprávnění. Správci, kteří mají přístup ke všem znalostem a mohou je měnit včetně nastavení znalostní báze. Uživatelé, kteří mohou znalosti zakládat a mají přístup tam, kam je jim určen. Hosté nemohou žádné znalosti měnit ani vytvářet.
Nové členy lze přidávat zadáním jejich e-mailové adresy – systém sám odešle na adresy pozvání a zajistí přístup. Uživatelé, se kterými jste již v jiné znalostní bázi vám budou automaticky navrhováni.
Pro efektivnější řízení uživatelských oprávnění je vhodné nastavit vlastní uživatelské skupiny (např. podle pracovní pozice či zodpovědností). Práva lze pak řídit podle těchto uživatelských skupin a ne přímo podle konkrétních uživatelů. Jakmile přijde nový záměstnanec, stačí ho přiřadit do uživatelské skupiny a on bude mít k dispozici všechny znalosti, které potřebuje.
Správné zvolení struktury vaší znalostní báze je klíčové pro snadnou orientaci vůbec používání znalostní báze.
Struktura je pevně stanovena na dvě úrovně dělení – Hlavní oblasti jsou nejvyšší úrovní a slouží pro rozdělení báze na hlavní informační celky (firma může např. využít hlavní oblasti na dělení procesů na hlavní, vedlejší či řídící ale stejně tak třeba na dělení podle poskytovaných služeb a produktů.) Kategorie – rozdělují hlavní oblasti na konkrétnější tématické celky.
Volba struktury může každopádně vypadat zcela podle vašich představ. Věnujte ale rozmyšlení patřičnou pozornost. Kdykoli budete chtít strukturu upravit, není problém se k nastavení vrátit.
Tlačítkem „Nová znalost“ v horním panelu začnete vytvářet znalost. Vyberte oblast a kategorii kam znalost patří a zadejte její název.
Editor znalosti vám umožňuje vedle textu a jeho formátování vytvářet tabulky, nahrávat obrázky, zvýrazňovat specifické informace či vkládat odkazy. Pokročilé volby umožňují vkládání formátovaného softwarového kódu, matematických výrazů nebo můžete v případě znalosti HTML přímo editovat zdrojový kód znalosti.
Znalost je možné rozdělit na sekce. Tlačítkem „Přidat sekci“ přidáte na konec novou sekci s vlastním editorem. Sekce lze pak v rámci znalosti libovolně řadit. V rámci jedné znalosti tak můžete vytvořit i velmi rozsáhlý dokument aniž byste ztráceli orientaci v jeho struktuře.
Ke znalosti či k jejím jednotlivým sekcím lze přidávat soubory. Buď kliknutím na ikonu sponky nebo jednoduše přetažením do okna prohlížeče.
Autoři znalostí a správci znalostní báze mají automaticky přístup ke znalosti a její editaci. Zároveň mohou u znalosti zobrazit nastavení přístupů a tyto práva předat dalším členům znalostní báze.
Práva můžete určovat konkrétním uživatelům, uživatelským skupinám či je přidělit všem členům znalostní báze zadáním hesla „Všichni“.
Před potvrzením úpravy znalosti uživatel vždy může určit, zdali si přeje úpravu uložit jako novou verzi, či si přeje pouze změnit verzi stávající. Pokud ovšem upravuje verzi znalosti, kterou vytvořil jiný člen znalostní báze, vždy musí uložit verzi novou. Tím je zajištěno, že si členové mezi sebou nemohou smazat potřebné informace.
Každá znalost umožňuje pak u jejím zobrazení přes ikonu hodin zobrazit přehled starších verzí. Každou verzi lze pak zobrazit a v případě potřeby obnovit za verzi stávající.
Přes oprávnění ke znalosti lze pro členy či uživatelské skupiny určit také tzv. „Povinnost“. Členové znalostí báze, pro které je daná znalost povinná, jsou přímo vyzvání k přečtení dané znalosti a potvrzení, že se s touto znalostí seznámili.
Notifikaci k potvrzení těchto znalostí nalezne na hlavní stránce znalostní báze a zároveň bude upozorněn e-mailovou notifikací.
Pro další usnadnění hledání a orientace v rámci znalostní báze je vhodné vedle správného zařazení znalostí do struktury definovat štítky. Těmito štítky lze pak snadno označovat znalosti.
Na hlavní stránce znalosti se zobrazují štítky, které jsou u znalostí využity a kliknutím na jednotlivé pak zobrazovat pouze ty znalosti, které tyto štítky obsahují. Tuto filtraci lze pak kombinovat s hledáním či výběrem oblastí a kategorií.
